Adeguamento in tema di whistleblowing ex Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24 – indicazioni operative

In merito all’adeguamento in tema di whistleblowing ex D. Lgs. 10 marzo 2023 n. 24 (di seguito indicato come “Decreto”) ricordiamo che in base alle previsioni del Decreto, le società e gli enti del settore privato che hanno impiegato nell’ultimo anno una media di lavoratori subordinati, con  contratti di   lavoro   a   tempo   indeterminato   o   determinato,   fino  a duecentoquarantanove, a decorrere dal 17  dicembre  2023 dovranno:

• attivare i canali di segnalazione interna;
• individuare una persona o un ufficio interno autonomo dedicato alla gestione dei canali;
• adottare una specifica procedura che disciplini le modalità di gestione della segnalazione e le responsabilità dei soggetti coinvolti.

Attivazione dei canali di segnalazione interna. Tutti i soggetti rientranti nell’ambito applicativo delle nuove norme dovranno, innanzitutto, predisporre dei canali interni di segnalazione che garantiscano adeguati standard di sicurezza per tutelare l’identità dei segnalanti, anche attraverso l’utilizzo di piattaforme informatiche che consentano di anonimizzare i dati della persona che ha effettuato la segnalazione e che siano conformi alla normativa in materia di privacy.
Al fine di supportare il Sistema, Confcommercio ha sottoscritto una convenzione per l’eventuale fornitura di un software dedicato alla gestione delle segnalazioni e progettato per essere conforme alla nuova legge sul whistleblowing, alle linee guida ANAC e ai pareri del Garante per la Protezione dei dati personali. La fornitura del software comprende anche la messa a disposizione della seguente documentazione:

• bozza di procedura di whistleblowing da modificare ed integrare a seconda delle esigenze e delle caratteristiche dell’azienda;
• informativa  privacy relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano le segnalazioni;
• bozza di comunicazione da inviare ai dipendenti per informarli dell’attivazione della piattaforma.

Individuazione di una persona o di un ufficio interno autonomo dedicato alla gestione dei canali. La gestione del canale di segnalazione interno può essere affidata:

• a una persona fisica interna all’impresa;
• a un ufficio interno all’impresa;
• a un soggetto esterno.

La scelta tra queste soluzioni è rimessa alla libera discrezionalità dell’ente che dovrà tener conto dell’assetto organizzativo di cui si è dotato.
In ogni caso, il requisito necessario è che la persona o l’ufficio individuato  sia  specificamente e adeguatamente formato alla gestione delle segnalazioni e sia dotato di autonomia. Per “autonomia” – come precisato nelle linee guida dell’Anac –  si deve intendere che la persona o l’ufficio abbia la possibilità di agire con imparzialità e indipendenza, ovvero senza condizionamenti e pregiudizi nei confronti delle parti coinvolte nelle segnalazioni, e senza dover subire influenze o interferenze.
Nelle più accreditate best practices aziendali riscontrate il ruolo è stato ricoperto, ad esempio,  dal responsabile Anticorruzione, ovvero dai responsabili delle funzioni di Internal Audit o Compliance. Nel caso di medie e piccole imprese, nelle quali spesso mancano le funzioni di Internal Audit e Compliance, il ruolo è stato affidato ai responsabili delle funzioni legali o risorse umane, o ai relativi uffici, i quali già svolgono funzioni di controllo e di compliance normativa.
L’impresa potrebbe anche affidare la gestione del canale ad un organo collegiale/comitato appositamente costituito, composto da soggetti interni, ad esempio, dai responsabili delle funzioni di controllo (Anticorruzione, Compliance o Internal Audit), se presenti, o da altre funzioni aziendali in grado di gestire in maniera appropriata  la segnalazione, quali le funzioni legali e risorse umane; oppure a Comitati Etici già esistenti o, ancora, in caso di adozione del modello 231, all’Organismo di vigilanza (OdV).
Nel caso in cui le imprese decidessero di affidare la gestione del canale di segnalazione ad un soggetto esterno i rapporti tra le parti dovranno essere regolati da appositi contratti di servizio che prevedano l’adozione di misure tecniche e organizzative tali da assicurare il rispetto della riservatezza, protezione dei dati e segretezza, oltre che le professionalità e i requisiti di autonomia necessari.

Adozione di una specifica procedura che disciplini le modalità di gestione delle segnalazioni e le responsabilità dei soggetti coinvolti. I soggetti cui si applica il Decreto, sentite le rappresentanze o le organizzazioni sindacali, hanno inoltre l’onere di definire in un apposito atto organizzativo le procedure per il ricevimento delle segnalazioni e per la loro gestione. La norma non stabilisce in dettaglio il contenuto della procedura da adottare, ma alla luce di quanto finora evidenziato la procedura dovrà in particolare indicare le modalità con cui effettuare la segnalazione (piattaforma utilizzata, modalità di accesso, etc.), i soggetti legittimati a presentare le segnalazioni; i soggetti che godono delle misure di protezione previste dal Decreto; le segnalazioni ammesse e quelle escluse dall’ambito applicativo della disciplina whistleblowing; il soggetto, interno o esterno, al quale è affidata la gestione delle segnalazioni; i presupposti per ricorrere alla segnalazione esterna.

La Convenzione attivata a favore del Sistema prevede la possibilità – come accennato sopra – di utilizzare una bozza di procedura da adeguare alle caratteristiche e alle specificità aziendali.

Per ulteriori informazioni è possibile contattare la Sig.ra Silvia D’Elia al numero 0187 5985101 o alla mail segreteria@confcommerciolaspezia.it